1.1办公自动化OA技术办公自动化技术分为三个不同的层次：第一个层次是事务型办公自动化系统，只限于单机或简单的小型局域网上。第二个层次是信息管理型，是把事务型办公系统和数据库紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。第三个层次是决策支持型。它建立在信息管理级的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。住房档案电子文件信息的生成、传输、加工处理都离不开办公自动化技术。
1.2数字化技术数字化技术也是档案信息化的基础技术。住房档案信息数字化即将纸质文件等传统介质的文件和已归档保存的电子形式的档案，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等现代信息技术手段进行加工处理，将其转变为数字形式的电子媒体并制成住房档案信息数据库，拓展档案信息资源开发利用，为实现网络环境下的住房档案信息资源共享奠定基础。
2数字化档案与纸质档案的关系
2.1纸质档案是数字档案形成的基础除了部分档案信息资源是由其形成者直接以数字形式形成外，相当部分的档案还必须依靠管理人员去进行收集、加工整理，然后转换成数字形式才能上网提供利用。数字档案信息的原生性、真实性和可靠性必须以纸质档案作为保障。
2.2数字化档案为纸质档案提供了新的管理和服务机制纸质档案管理，其核心是拥有纸质档案文件实体，并进行收集、整理、鉴定、保管、统计及利用等业务工作。而数字化档案则打破了纸质档案的物理界限，引入逻辑的、动态的档案信息资源和信息管理系统，能够灵活方便地搜寻、选择、联结档案信息资源。正是这种动态搜寻联结机制，极大地延伸纸质档案的信息服务能力，从而提高档案管理利用水平。
3高校住房档案信息化的实现
3.1档案信息化理论体系建设当前哈尔滨工程大学的住房档案信息数字化分为两个层次：一是住房档案目录信息的数字化。规范住房档案信息的著录标引，按照楼号和工号建立档案目录数据库。系统将档案划分为住房档案、人员档案、补贴档案三大类，即互相独立，又密切关联，档案管理人员可以进行灵活的查询和联结分析；二是职工住房档案全文信息的数字化。采用扫描录入方式将档案全文按原貌逐页存储为图片格式。并为其编制目录索引，或是经OCR识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。利用数据库软件，进行系统分析与设计，实现数据的查询、维护、统计、计算分析、预警提示等功能。住房档案的信息化，实践着一种新型管理模式，迅速、多方位地检索到档案资料，提升了高校职工住房管理的水平和效率。
3.2档案信息系统标准化建设住房档案信息化建设的焦点与核心问题集中表现在实现档案信息系统标准化问题上。针对电子文件与电子档案的管理标准化，国家档案局、建设部、国家科委、国家质量技术监督局等部门先后了4个有关CAD电子文件的管理标准及《电子文件归档及管理规范》，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等作了指导性规定。与此相关，还制定了《档案著录规则》等近十个部级行业标准，但还存在标准和政策配套建设上的缺陷，仍需加强制定档案信息管理制度标准。
（一）高等职院的人事档案同其他政府机关、企业的人事档案一样，记录着全体工作人员和学生的相关信息，人事档案无论是对个人还是对集体都十分重要，在高校的各项工作中具有凭证、依据、借鉴、参考作用，在日常生活教学管理和科研开发方面起到关键作用，随着社会主义市场经济的不断发展和改革开放的进一步深化，相信人事档案资源的信息利用率越来越高。
（二）目前，高等职院管理机构组成不科学，档案管理人员素质有待提高，有很大部分的工作人员是凭借各种各样的关系而获得的工作岗位，在开展相关工作存在一定困难，对于档案管理方面缺少实际操作的经验，也没有接受过专业的人事档案管理方面的培训，这样就直接导致档案管理人员结构不合理，政治素质、文化素质、科技运用水平不高，这也是高等职业院校人事档案信息化管理进程缓慢的主要原因。另外，档案管理人员对于计算机知识掌握水平有限，缺乏信息开发能力，不能很好的利用现代科学技术来进行相关人事档案信息化管理工作，导致高等职院档案信息化管理工作一直停滞不前，严重制约了人事档案工作的信息化建设进程。
（三）近几年，国家对于高等职院的整治力度加大，很多高等职业院校合并、解体、招生人员的扩张，学生数量的不断增加，随之带来的是相关人事档案的变动与调整，档案资源变得丰富，这就加大了高等职院人事档案的管理难度。同样，在进行人事档案管理的时候，由于时间和空间的限制以及管理人员工作的不到位，人事档案资源不能很好的被利用，从而给各个高等职院教学和科研带来了很大的困难。
（四）21世纪，科学技术已经融入到日常生活中来，但由于许多高院对于人事档案信息化管理不太重视，导致信息科学技术在档案管理过程中运用相对较少，信息化程度不高。此外，许多高等职院只注重于领导班子的建设而忽略了处于基层工作人员的职业操守建设，没有注重相关档案管理人员的培训，从而缺少了一支具有高素质、高技能的档案管理队伍，在实际生活中给开展相关人事档案工作带来了困难。
二、高职人事档案资源开发与利用应注意的问题
（一）数字化档案建设是档案工作环节中关键部分，首先，加快档案信息化建设步伐，必须加强对相关的档案管理人员的科技水平，使相关工作人员掌握在实际档案管理与运用过程中要掌握的信息操作能力；加强职业道德素质，档案管理人员除了遵守相关基本职业要求和掌握档案专业知识外，精通计算机知识、网络技术、多媒体运用能力也是十分重要的。在传统档案利用方式的基础上，依靠信息科学技术为学校的发展提供相关资源信息，各个高等职院必须要搞好计算机网络信息建设，构建完整的信息网络体系，然后运用相关信息网络使得人事档案趋向于数字化、规范化，最终实现人事档案管理自动化。
（三）高等职院要加大对档案信息化建设的投入。有投资就会有回报，在这方面，高等职院领导必须要给予足够的重视，只有领导重视了，相关工作才能够更好的展开，同时，相关部门也要对人事档案信息化建设给予资金资助，只有口头承诺而没有实际资金的帮助也是不可行的。相关资金的投入可以用来购买相关配套的信息化管理设备，这样无论是从硬件还是软件都会使人事档案管理更加信息化、专业化、规范化。
（四）21世纪是法治时代，从制度层面上来说，相关政府部门和机构可以通过制定和完善有关人事档案管理的法律法规，这对于高等职院人事档案信息化建设也有很大的作用。一方面充分发挥了法律的权威性、规范了相关人事档案信息化管理过程；另一方面，一定程度上保证了人事档案信息的安全性和信息的完整性。
（五）日常生活中，在运用网络媒介来获取相关人事档案资料时，必须要保证其网络环境的安全，防止人事档案信息泄露。在日常档案信息管理过程中，要求工作人员定期对储藏人事档案信息的计算机进行检查，采用安全系数较高的杀毒软件定期杀毒，定期请计算机专业人员来对计算机进行安全维护，以便及时发现和消除潜在隐患，确保人事档案信息的保密性、安全性。
（六）做好相关人事档案信息的记录与保存工作，在人事档案信息化管理进程中，各高等职业院校都应采取以相关电子文档为载体的管理模式。电子文件保存系统是一个便于文件保存、检索、使用与处置的电子系统，人事档案在该系统内被收集、组织和编目，控制着文件的产生、管理和处置。就目前来看电子方式保存档案是最理想的方式，它不仅能保证档案的完整，而且还允许多个用户同时访问，而且要比纸质档案更易检索，并可以提供更有效的存储方式。更为重要的是，当文件保存系统自动升级时，保存在系统内的档案将随系统的更新自动更新和迁移，使用电子文档作为信息传播的载体，在一定程度上避免了人事档案清理汇总时耗费大量时间和精力，节约了人力资源成本。
三、高职人事档案信息化建设的意义
（一）人事档案信息化管理相对于传统档案管理而言有很大的优势所在，具体表现在以往传统的人事档案需要档案管理人员对相关信息进行整理、汇总，工作量大，费时费力。而人事档案实现信息化管理后，查询者可以不受时间和空间的限制，随时随地可以查询到相关人员的人事档案信息，很大程度上节约了人力、物力同时也提高了办事效率。
（二）档案查询更加快捷、迅速。传统档案检索方式是需要档案管理人员从书架上一本本查找，找到相关目录后再到库房寻找，过程繁琐。而人事档案信息化管理只需要查询者进入相关网站进行查询，省时省力，方便快捷，减轻了人事档案管理人员的负担。
（三）在实施人事档案信息化管理后，相关档案管理部门人员可以从繁重的工作中解放出来，从而将更多的时间与精力放在档案收集与整理工作，有利于提高部门的工作效率和技术水平。就目前教育事业发展的前景来看，信息化、数字化、网络化是发展的大方向，因此只有实现人事档案工作管理的信息化，才能跟上教育发展的主流方向，适应不断变化的教育环境。
（四）人事档案对于高等职院来说是一笔无形的财富，这些资料是经过档案管理人员细心整理、分类汇总而得到的智慧结晶，也是高等职院领导评估决策的重要依据，决策的及时正确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，所以档案资源的合理配置直接影响到高等职院的教育事业发展，由此可见人事档案的信息化管理的重要性。
档案管理信息化指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化建没的基本内涵包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。在信息时代，档案管理信息化建设对推动我国经济社会继续发展具有十分重要的作用。
1、档案管理信息化是实现资源共享的必然要求
在当代，各行各业信息化已经成为世界各国抢占经济发展最高点，加速经济和社会发展的必由之路。加快档案资源信息化的步伐，既是经济和社会全球一体化新形势下加快发展的迫切要求，也是实现档案信息资源共享的现实需要。档案管理信息化可以进一步促进资源的开发、利用、保存和传递，消除了各个信息使用者互相共享资源的壁垒，实现资源的高度共享。
2、档案管理信息化是档案事业发展的必然要求
档案事业是为全局服务的基础性部分，在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用，档案管理信息化无疑是奠定档案事业基础性地位的必然趋势。面对档案工作的新形势，档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化，在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，调整档案工作的结构，使其与社会整体发展相协调、相一致。同时，档案管理信息化建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。
3、档案管理信息化是提高工作效率，节约资源的必然要求
传统档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。传统的档案管理方法已经在信息技术和通讯技术高速发展的今天突显弊端。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。
二、制约我国档案管理信息化建设的主要因素分析
1、档案管理信息化建设驱动力不足
在信息化建设过程中，各档案管理部门应该是主体、是基础，政府的政策支持和相关制度安排，只能是起诱导和激励机制作用。如果各部门缺乏内在的动力和压力，这就直接削弱了档案管理信息化建设的基础，并且势必导致相关政策和机制作用失灵。
2、传统文化惯性的制约
传统文化惯性制约档案管理信息化进程。总体上看，我们尚处于工业社会时代，因而社会文化的主旋律也打上了这个时代深深的烙印。随着档案管理信息化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是档案管理信息化建设的障碍。
3、档案的本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
4、缺乏统一标准和规范，法律法规不完善
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。
5、缺乏信息化建设的人才基础
人是最核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空谈。档案管理信息化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而目前各级档案馆的信息化人才中，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才都十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。
6、信息技术发展程度的影响
档案管理信息化后档案的存在形式主要是电子文档，具有易于复制、修改的特点，因此其保密和安全措施应该更为完善。在传输、保存过程中，电脑病毒的横行，黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟，电子档案尤其是一些高度机密的档案，容易被他人窃取、修改甚至伪造，这无疑是给档案管理构成了极大的威胁，同时由于档案保存的长期性，对载体寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技术、权限控制、防写措施必须达到相应的水平，档案管理信息化才能顺利进行。因此，信息技术发展程度也直接影响档案管理信息化的建设。
三、我国档案管理信息化建设的几点对策
《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件；加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。具体讲，档案管理信息化建设的主要对策有以下几点：
1、尽快制订我国档案信息化发展规划
目前，我国档案信息化发展规划尚未确立。为了必须克服目前标准不一、各自为政的分散局面，我们必须研究制订全国统一的档案信息化发展规划。要通过制订相关措施，保证我国档案信息化网络建设沿着健康、稳定、有序的方向发展。当务之急应该是组织全国核心力量研究档案信息化建设，包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。
2、确保档案保存“社会记忆”功能的实现，建立电子文件管理的记录系统，保证档案的真实性可靠性
对于档案部门来说，保存和延续“社会记忆”是立业之本，提供信息、服务社会是强业之路。档案信息化建设必须要在实现“社会记忆”功能的基础上进行，它不仅要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门提供信息服务功能，更要确保档案部门保存“社会记忆”功能的实现。由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大多可以进行数字化处理，并按数字化手稿进行管理，以磁盘、光盘存贮量，已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题，“安全性”问题，以及“借阅难”问题，确保了档案保存“社会记忆”功能的实现。国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》中指出，应对电子文件的“元数据”和“背景信息”进行记录和保存。电子文件记录系统是一种自动记录系统，这种“跟踪记录”具有原始性，可以记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等相关“背景信息”，相当于该电子文件的“出生证”和“身份证”，延续了档案的本质属性——原始记录性。
3、拓宽档案馆管理、服务职能，建立和完善档案数据库，为档案学理论研究学者提供丰富的信息资源
由于信息化后的档案管理是与传统档案管理有所区别的管理，近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学，新一代档案学尚未产生，在妥善处理档案管理信息化的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾之余，应尽快利用已有和现有的档案资源加快档案学理论研究的脚步。所以档案馆既要有历史信息，又要有政府的现行公文信息，不断扩充、拓展和延伸馆藏信息种类，并且积极推进馆藏档案数字化进程，加快建立档案目录中心，丰富档案数据储备，为档案信息化做好后台数据库支持，逐步实现馆藏信息转输网络化和利用在线化，建立档案馆局域网和广域网，实现资源共享，为研究学者们提供大量的有价值的信息资源，促进新一代档案学的形成。
高职院校基建档案记录着一所高职院校产生，发展和不断壮大的整个过程，因此高职院校基建档案的保存管理工作是一份值得人们下功夫去做的，随着信息化技术的不断发展，信息化技术的高效率性在高职基建档案管理工作中也得到了体现。本文将分析我国高职院校在基建档案保存管理方面存在的问题，并据此给出策略建议。
关键词：
高职院校；基建档案；信息化管理
我国大多数的高职院校发展步伐很快，高职院校的迁徙和重建等工作已经成为大多数高职院校都会面临的问题，在高职院校迁徙和重建的过程中需要进行大量基建档案的建立，保存，审核等工作，信息化技术能够很好的帮助高职院校完成基建档案的管理，因此很多高职院校在进行基建档案管理工作时都会借助信息化的手段或工具。
1我国高职院校基建档案信息化管理存在的主要问题
目前我国高职院校在基建档案信息化管理中存在主要问题有四个。一是不能合理理解档案信息化管理，我国高职院校的相关负责人不能正确理解基建档案信息化管理，对于这个问题可以从基建档案管理的领导人员和普通工作人员两个方面进行分析：首先，很多高职院校基建档案工作的领导人员不能正确地认识基建档案管理工作的重要性，也意识不到信息化管理对于基建档案管理效率的重要影响，这种对高职基建档案信息化管理工作认识的不到位，导致领导人员并不重视高职基建档案在信息化管理过程中的硬件更新以及软件升级等。其次，很多高职院校基建档案管理工作的一线操作人员由于不重视基建档案的信息化管理，以至于在处理基建档案资料时不够认真，出现不合规范地保存和归档相关基建档案的电子资料。二是高职基建档案信息化管理工作的制度化建设有待提高，目前很多高职院校在基建档案管理方面存在无依据可循无标准可依据的问题。三是高职院校进行基建档案信息化管理的基础不够坚固，基建档案信息化管理的工作人员专业知识匮乏，技能不过关。四是高职基建档案管理过程中信息的利用率较低，很多高职院校基建档案管理虽然采用了信息化的手段，但是由于并没有合理地利用信息化技术手段，致使信息化技术手段的使用对于基建档案管理效率的影响并不明显。
2改善高职基建档案信息化管理工作现状的措施
2.1正确对待高职基建档案信息化管理工作
首先，基建档案管理部门的领导层应该认识到信息化管理的优势，通过了解这种信息化管理模式基建档案管理部门的领导人员会重视起高职基建档案管理工作的信息化，并积极引进先进的硬件设施来保证高职基建档案信息化管理工作的物质基础，领导层的正确意识还可以逐渐传染给其下属的工作人员，使实际管理基建档案的工作人员也可以正确对待高职基建档案管理的信息化。其次，基建档案管理部门工作人员对信息化管理的正确认识，可以促使他们积极学习对基建档案进行信息化管理的技能，减少他们在工作过程中的失误，提高基建档案管理工作的规范性。
2.2做好高职基建档案信息化管理的制度建设
高职基建档案信息化管理的制度建设能够以书面的形式正式让员工们意识到基建档案信息化管理的重要性，在进行高职基建档案信息化管理的制度建设时，一方面，应该考虑我国相关法律的规定以及相关行业的标准，制度要求应该符合法律法规的要求，保证基建档案管理人员进行档案管理时所遵循的是正确合理的标准和制度要求。另一方面，高职院校应该规范一些在建项目和工程负责人的职责和态度，这些手中掌握高职院校原始基建资料的人员应该配合基建档案管理部门的合作，不应该以各种理由拒绝基建档案管理部门对于相关资料的使用要求，这种横向的协作机制可以提高基建档案信息化管理部门的工作效率和工作质量。
2.3提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能
无论高职院校基建档案信息化系统的硬件和软件是如何的先进和发达，工作人员是进行基建档案管理的实操人员，这有这部分实操人员的专业技能满足要求才能真正使信息化手段发挥功效。高职院校的基建档案管理部门在招聘和吸引基建档案管理的工作人员时，应该严格考核这些人员在高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能是否过关，只有对高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能都达标的人才可以接受。此外，对于从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员应该进行定期的培训，不断提高这些基建档案管理人员的技能，扩展他们的眼界，让这些从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员可以在日常的工作中不断完善不断进步不断创新。
2.4积极建立高效的信息资源系统
为了解决高职基建档案管理过程中信息的利用率较低的问题，应该积极建立高效的信息资源系统，提高高职院校基建档案管理的效率，可以通过构建电子化数据库以及增强网络环境的运行效率。首先，高职院校基建档案管理部门应该建立一个信息完整的电子数据库，信息完整的电子数据库不仅可以帮助工作人员有效的检索，而且可以增加基建档案管理工作的质量，高职院校为了构建一个信息完整的电子数据库，应该至少进行三种电子数据库的建设：高职院校全部基建档案的电子版数据库的建设，高职院校内单个建筑物的基建档案资料的电子数据库以及高职院校子系统的基建档案电子数据库，这三个数据库的建设能够使高职院校的基建档案资料以电子形式进行存档，既保证了基建档案资料的全面完整，又使得基建档案资料的保存条理清晰，高效便捷。其次，高职院校基建档案管理部门应该完善网络环境，网络的使用可以提高相关人员对高职院校基建档案进行查阅和远程传输的便利程度和速度，以便于及时对相关的基建档案资料进行保存和管理，在日后进行基建档案的检索和审阅时，也不用对纸质的基建档案逐个进行处理，可以说这提高了大多数高职院校进行基建档案管理的工作步骤。
3结束语
本文通过分析高职基建档案信息化管理工作中存在的问题，给出了完善高职基建档案信息化管理现状的策略：端正高职基建档案信息化管理工作人员对工作的态度和认识，做好高职基建档案信息化管理的制度建设，提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能，积极建立三个基建档案数据库并完善网络环境。
作者：钱琳琳单位：常州机电职业技术学院
参考文献
[1]赵哲琼.浅析高职院校基建档案管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息,2013(6):52-52.
论文摘要：档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。
一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？
档案信息化应遵循以下三个原则：
1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。
3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。
以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。
那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：
1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。
1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。
2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
3、实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。
4、人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献：
杨公之：《档案信息化建设导论》
关键词：文书档案；电子化
文书档案是反应各个阶段，各个时代的主要政治和管理制度的记录过程，是社会发展过程中的主要记录者。文书档案记录了一个社会组织在生产过程中各个阶段的重要管理活动和各个业务开展状况，是社会发展过程中主要的体现形式。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是历史的客观记录，是用来来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。
1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，也节省了人工，提高了效率。而且档案管理的过程
也变得更容易操作，只是在计算机上打打字和点点鼠标便可完成，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，资源信息的电子化，这大大提高了档案管理的服务质量。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻：现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。
三、加快推进档案信息化技术的基本原则
1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
四、改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个IP地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。
五、结束语
现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献
[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期
